Ein einfaches Beispiel: Kleinunternehmer oder normale Umsatzsteuer

Kleinunternehmerregelung im Jahr 2026: ==Grenzen 25 000 € und 100 000 €== und was Unternehmer wissen müssen

Sie gründen ein Unternehmen in Deutschland und fragen sich, ob Sie Umsatzsteuer berechnen müssen? Einer der ersten Begriffe, dem Unternehmer und Freiberufler begegnen, ist die Kleinunternehmerregelung.

Seit 2025 wurden die Regeln geändert: die früheren Grenzen 22 000 € und 50 000 € gelten nicht mehr. Im Jahr 2026 sind die maßgeblichen Schwellen 25 000 € für das Vorjahr und 100 000 € im laufenden Jahr.

Dabei gibt es wichtige Nuancen. Für Existenzgründer gilt eine andere Regel. Und ein Überschreiten der Grenze im Jahresverlauf kann nun dazu führen, dass sofort für die konkrete Leistung Umsatzsteuer anfällt.

Gehen wir der Reihe nach vor.

Was ist die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine spezielle Umsatzsteuerbefreiung für kleine Unternehmer, geregelt in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Es handelt sich nicht um eine eigene Rechtsform oder eine besondere Art von Gewerbe.

Die Regel kann sowohl für Gewerbetreibende als auch beispielsweise für Freiberufler gelten, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wendet man die Kleinunternehmerregelung an, sind die betreffenden Umsätze von der Umsatzsteuer befreit.

In der Praxis bedeutet das:

• Sie erheben auf gewöhnliche, unter § 19 UStG fallende Leistungen keine deutsche Umsatzsteuer; • Sie weisen keine Umsatzsteuer als separate Position in solchen Rechnungen aus; • in der Regel reichen Sie keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen ein; • Sie können grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug für Ausgaben geltend machen, die mit den befreiten Umsätzen zusammenhängen.

Beispielsweise: Wenn Sie für Ihr Unternehmen einen Laptop für 1 190 € inklusive 190 € Umsatzsteuer kaufen, könnten diese 190 € bei regulärer Besteuerung unter den Voraussetzungen als Vorsteuer abgezogen werden. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht in der üblichen Situation kein Recht auf diesen Vorsteuerabzug.

Deshalb ist die Kleinunternehmerregelung nicht immer automatisch die vorteilhafteste Option.

Welche Grenzen gelten im Jahr 2026

Für bereits bestehende Unternehmen gelten zwei Hauptgrenzen:

25 000 € — Umsatz im vorherigen Kalenderjahr.

100 000 € — Umsatz im laufenden Kalenderjahr.

Um die Kleinunternehmerregelung 2026 anwenden zu können, durfte der Umsatz 2025 nicht über 25 000 € liegen.

Ist diese Bedingung erfüllt, bleibt die Befreiung im Jahr 2026 bestehen, solange der aktuelle Umsatz 100 000 € nicht überschreitet.

Vor 2025 galten andere Grenzen — 22 000 € im Vorjahr und 50 000 € erwarteter Umsatz im laufenden Jahr. Alte Artikel und Anleitungen im Internet können daher veraltete Informationen enthalten.

Umsatz ist nicht Gewinn

Das ist einer der häufigsten Fehler von Gründerinnen und Gründern.

Die Grenzen der Kleinunternehmerregelung beziehen sich auf den Umsatz (Gesamtumsatz), nicht auf den Gewinn.

Wenn ein Kunde Ihnen 20 000 € zahlt und Ihre Ausgaben für Ausstattung, Werbung, Miete und Software 12 000 € betragen, heißt das nicht, dass für die Grenze nur die verbleibenden 8 000 € zählen.

Betriebsausgaben reduzieren die Grenze der Kleinunternehmerregelung nicht automatisch.

Gleichzeitig enthält das deutsche Steuerrecht spezielle Regeln zur Ermittlung des Gesamtumsatzes, daher ist in atypischen Situationen nicht jeder Geldfluss automatisch gleich zu behandeln.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes nach § 19 UStG sind zugrunde gelegt die vereinnahmten Entgelte. Anzahlungen werden ebenfalls im Zeitpunkt des Zuflusses berücksichtigt.

Was passiert im ersten Jahr der Tätigkeit

Hier gilt eine besonders wichtige Regel.

Wenn Sie gerade erst eine unternehmerische oder freiberufliche Tätigkeit in Deutschland aufnehmen, gilt im ersten Kalenderjahr die Grenze von 25 000 €, nicht die 100 000 €.

Seit 2025 wird der tatsächliche Umsatz nicht mehr auf das ganze Jahr hochgerechnet.

Beispiel

Sie haben Ihre Tätigkeit am 1. Juli 2026 begonnen.

Von Juli bis Dezember haben Sie einen Umsatz von 22 000 € erzielt.

Sie müssen diesen nicht nach der Formel hochrechnen:

22 000 € × 12 / 6 = 44 000 €.

Im ersten Jahr wird der tatsächlich erzielte Umsatz berücksichtigt. In diesem Beispiel überschreiten 22 000 € nicht die Grenze von 25 000 €.

Liegt der tatsächliche Umsatz im ersten Jahr jedoch über 25 000 €, endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bereits mit dem Überschreiten dieser Grenze.

Das ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zu einem Unternehmen, das bereits im Vorjahr existierte: Für dieses gilt bei Erfüllung der Vorjahresbedingung die Grenze von 100 000 € im laufenden Jahr.

Was passiert, wenn im Jahresverlauf 100 000 € überschritten werden

Seit 2025 gilt hier eine relativ strenge Regel.

Die Kleinunternehmerregelung endet nicht erst ab dem nächsten Jahr oder dem nächsten Monat, sondern bereits mit derjenigen Leistung, durch die die Grenze überschritten wird.

Beispiel:

• Ihr Umsatz 2026 beträgt bislang 80 000 €; • ein Kunde zahlt den nächsten Auftrag in Höhe von 40 000 €; • danach beträgt der Gesamtumsatz 120 000 €.

Genau diese Leistung über 40 000 € ist bereits nicht mehr von der Umsatzsteuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung erfasst und unterliegt vollständig der regulären Besteuerung.

Die vorherigen 80 000 € werden dabei nicht rückwirkend umsatzsteuerpflichtig, nur weil die Grenze später überschritten wurde.

Für den Unternehmer bedeutet das, dass bei Annäherung an die Grenze die Zahlungseingänge besonders sorgfältig zu überwachen sind und rechtzeitig geklärt werden sollte, wie sich Rechnungen und Preise nach dem Wechsel zur Regelbesteuerung ändern.

Für Neugründungen gilt derselbe Grundsatz bei Überschreiten der Grenze von 25 000 € im Gründungsjahr.

Was auf der Rechnung eines Kleinunternehmers stehen muss

Ein Kleinunternehmer darf nicht einfach eine Rechnung „ohne Umsatzsteuer“ ausstellen, ohne dies näher zu erläutern.

In der Rechnung muss angegeben sein, dass die Leistung im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit ist.

Beispielsweise kann die Formulierung verwendet werden:

„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

Auch eine andere eindeutige Formulierung ist möglich, aus der klar hervorgeht, dass die Befreiung nach § 19 UStG angewendet wird.

Darüber hinaus muss die Rechnung die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten: insbesondere Angaben zu Rechnungsaussteller und -empfänger, Steuernummer oder entsprechenden Identifikationsmerkmalen, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung und weitere erforderliche Angaben.

Den Preis einfach um 19 % Umsatzsteuer „vorsorglich“ zu erhöhen, ist nicht zulässig. Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer in einer Rechnung kann steuerliche Verpflichtungen nach sich ziehen.

Und wie ist die Lage zur E‑Rechnung 2026

Mit der Einführung verpflichtender elektronischer Rechnungen tauchen bei Unternehmern viele Fragen auf.

Für Kleinunternehmer gilt eine wichtige Ausnahme: Sie sind nicht von der Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung befreit, nur weil sie mit einem anderen deutschen Unternehmen zusammenarbeiten.

Das heißt: Kleinunternehmer können weiterhin in der zulässigen Form eine herkömmliche Rechnung ausstellen.

Es besteht jedoch eine andere Verpflichtung:

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer in Deutschland, einschließlich Kleinunternehmer, in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

Zur Erfüllung dieser Grundanforderung kann eine E‑Mail-Adresse, an die der Geschäftspartner eine entsprechende elektronische Rechnung senden kann, ausreichend sein.

Damit gilt:

Kleinunternehmer sind in der Regel nicht verpflichtet, zwingend E‑Rechnungen auszustellen, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können.

Wenn ein Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechselt, sind die Anforderungen zur Ausstellung von E‑Rechnungen nach den allgemeinen Vorschriften zu prüfen.

Muss ein Kleinunternehmer Umsatzsteuererklärungen abgeben

In der Regel ist der Kleinunternehmer von der Pflicht zu regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen befreit.

Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Unternehmer mit Kleinunternehmerregelung niemals mit Umsatzsteuerpflichten konfrontiert werden kann.

Es gibt spezielle Situationen, in denen Steuerpflichten bestehen bleiben.

Ein häufiges Beispiel ist das Reverse-Charge-Verfahren.

Das ist besonders relevant für Unternehmer, die bestimmte Leistungen von ausländischen Unternehmen beziehen: etwa Software, Online‑Dienste, Werbung oder andere B2B‑Leistungen aus dem Ausland.

Daher kann die Aussage „Ich bin Kleinunternehmer, also betrifft mich Umsatzsteuer überhaupt nicht“ zu Fehlern führen. Bei Geschäften mit ausländischen Lieferanten und Kunden sollte die umsatzsteuerliche Behandlung der konkreten Leistung separat geprüft werden.

Kleinunternehmerregelung und Kunden aus anderen EU‑Staaten

Seit 2025 gibt es in der Europäischen Union ein neues grenzüberschreitendes System für kleine Unternehmen.

Ein Unternehmer aus Deutschland kann unter bestimmten Voraussetzungen die Befreiung der Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU‑Staaten über ein besonderes Verfahren nach § 19a UStG nutzen.

Die Registrierung erfolgt über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Das bedeutet jedoch nicht, dass die deutsche Kleinunternehmerregelung automatisch auf alle Lieferungen und Leistungen in der gesamten EU ausgedehnt wird.

Es sind zu berücksichtigen:

• die Regelungen des EU‑Staates, in dem die Befreiung in Anspruch genommen werden soll; • die europaweit festgelegte Grenze; • die Art der erbrachten Leistungen oder verkauften Waren; • der Ort der Besteuerung der jeweiligen Leistung; • mögliches Anfallen des Reverse‑Charge‑Verfahrens; • zusätzliche Meldepflichten.

Für die Teilnahme an dem speziellen grenzüberschreitenden Verfahren darf der gesamte Jahresumsatz des Unternehmers innerhalb der EU 100 000 € nicht überschreiten.

Zudem muss der Teilnehmer der Regelung dem BZSt vierteljährlich Umsatzmeldungen übermitteln.

Bei regelmäßiger Arbeit mit Kunden in mehreren EU‑Ländern ist es daher ratsam, die umsatzsteuerliche Struktur frühzeitig mit einer Fachperson abzuklären.

Wie man die Kleinunternehmerregelung anwendet

Bei der Anmeldung der unternehmerischen Tätigkeit werden die steuerlichen Angaben üblicherweise über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER an das Finanzamt übermittelt.

Darin werden unter anderem die erwarteten Umsätze und Informationen zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung angegeben.

Erfüllen die Voraussetzungen des § 19 UStG und hat der Unternehmer nicht auf die Anwendung verzichtet, sind die betreffenden Umsätze im Rahmen der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit.

Es handelt sich also nicht um eine besondere Lizenz oder einen eigenen „Status“, den das Finanzamt dem Unternehmer jedes Jahr neu erteilen müsste.

Die Angaben bei der Anmeldung müssen jedoch korrekt ausgefüllt werden.

Kann man freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten

Ja.

Selbst wenn Ihr Umsatz die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zulässt, können Sie sich für die Regelbesteuerung entscheiden.

Eine solche Entscheidung sollte jedoch wohlüberlegt sein.

Nach einem freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist der Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre an diese Entscheidung gebunden.

Ein Wechsel zur Regelbesteuerung allein wegen eines einmaligen größeren Kaufs ohne Betrachtung der langfristigen Folgen kann sich daher als nachteilig erweisen.

Für wen die Kleinunternehmerregelung häufig geeignet ist

Dieser Modus kann sinnvoll sein, wenn:

• Sie gerade erst gründen; • der Umsatz noch gering ist; • die Hauptkundschaft Privatpersonen sind; • der Betrieb relativ wenige Ausgaben mit relevantem Vorsteueranteil hat; • Ihnen eine einfache Buchführung wichtiger ist als der Vorsteuerabzug.

Beispiel: Eine Fachkraft erbringt Leistungen für Privatkunden zum Preis von 100 €.

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung zahlt der Kunde 100 €; es wird kein separater deutscher Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen.

Bei Regelbesteuerung müsste der Unternehmer die zutreffende Umsatzsteuersatz berücksichtigen — sofern die Leistung nicht aus anderen Gründen umsatzsteuerbefreit ist.

Für ein auf Privatkunden ausgerichtetes Geschäft kann das die Endpreisgestaltung und Wettbewerbsfähigkeit beeinflussen.

Wann die Regelbesteuerung vorteilhafter sein kann

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist zu erwägen, wenn:

• zu Beginn des Geschäfts größere Investitionen geplant sind; • Sie teure Ausrüstung anschaffen; • Sie hohe Ausgaben für Leistungen und Materialien mit Umsatzsteuer haben; • die meisten Kunden Unternehmen mit Vorsteuerabzugsrecht sind; • Sie schnell über die Grenzen der Kleinunternehmerregelung hinauswachsen wollen.

Bei überwiegend B2B‑Geschäftskunden bringt das Fehlen der Umsatzsteuer in der Rechnung oft keinen so großen Preisvorteil wie gegenüber Privatkunden.

Zudem hat der Kleinunternehmer in der Regel kein Recht auf Vorsteuerabzug für Ausgaben, die mit der befreiten Tätigkeit zusammenhängen.

Die Entscheidung sollte daher auf konkreten Zahlen des Geschäfts basieren und nicht nur auf dem Wunsch, „sich nicht mit Umsatzsteuer zu beschäftigen“.

Ein einfaches Beispiel: Kleinunternehmer oder normale Umsatzsteuer

Angenommen, Sie gründen ein kleines Dienstleistungsunternehmen für Privatkunden.

Der erwartete Jahresumsatz beträgt 18 000 €.

Die Ausgaben sind gering: ein Laptop, einige Programme und Werbung.

In dieser Situation kann die Kleinunternehmerregelung den Start deutlich vereinfachen.

Ein anderes Beispiel: Sie starten ein Geschäft und kaufen sofort Ausrüstung für mehrere zehntausend Euro, mieten Räume, führen Renovierungen durch und arbeiten überwiegend mit Unternehmen zusammen.

Dann kann der Vorsteuerabzug finanziell wichtiger sein als die Vorteile der Kleinunternehmerregelung.

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht — man muss das konkrete Modell durchrechnen.

7 Dinge, die man sich merken sollte

1. Im Jahr 2026 sind für bereits bestehende Unternehmen die Grenzen 25 000 € im Vorjahr und 100 000 € im laufenden Jahr maßgeblich.
2. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25 000 €.
3. Der Umsatz eines neuen Unternehmens wird nicht mehr auf das gesamte Kalenderjahr hochgerechnet.
4. Bei Überschreiten der Grenze kann die Leistung, durch die die Grenze überschritten wird, der regulären Umsatzbesteuerung unterliegen.
5. Der Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen, muss jedoch die Befreiung nach § 19 UStG angeben.
6. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E‑Rechnung befreit, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können.
7. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet den Unternehmer für mindestens fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung.

Brauche ich einen Buchhalter oder Steuerberater

Für ein standardmäßiges kleines Unternehmen lassen sich viele Basisfragen selbst klären.

Eine Beratung ist jedoch besonders nützlich, wenn:

• Ihr Umsatz an die gesetzten Grenzen heranreicht; • Sie mit Kunden oder Lieferanten aus anderen Ländern arbeiten; • Sie ausländische Online‑Dienste oder Werbung beziehen; • Sie größere Investitionen planen; • Sie zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung unschlüssig sind; • Sie die Grenze bereits überschritten haben; • Sie ein Schreiben oder eine Aufforderung vom Finanzamt erhalten haben.

Natalia Koshelnyk ist Buchhalterin, die auf Russisch und/oder Ukrainisch arbeitet. Auf Freuly können Sie das Profil der Spezialistin einsehen und sie direkt kontaktieren.

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Quellen

Der Beitrag wurde auf Grundlage der geltenden Gesetzgebung und der offiziellen Erläuterungen deutscher Behörden erstellt, unter anderem:

• § 19 UStG — Besteuerung der Kleinunternehmer; • § 19a UStG — spezielles Verfahren für die grenzüberschreitende Anwendung der Kleinunternehmerregelung in der EU; • § 34a UStDV — Anforderungen an Rechnungen von Kleinunternehmern; • Umsatzsteuer‑Anwendungserlass und Erläuterung des Bundesministeriums der Finanzen vom 18. März 2025 zur neuen Fassung des § 19 UStG; • Erläuterungen des Bundesministeriums der Finanzen zur E‑Rechnung, Stand März 2026; • Informationen des Bundeszentralamts für Steuern zur EU‑Kleinunternehmerregelung.

Die Aktualität des Materials wurde am 23. August 2026 geprüft.

Der Beitrag dient Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Steuerliche Folgen hängen von der Art der Tätigkeit, den konkreten Vorgängen und den Umständen des Unternehmers ab. Bei Entscheidungen mit steuerlicher Relevanz wird empfohlen, einen Steuerberater zu konsultieren.